El Foxway Quote Portal es una plataforma en línea que permite a los socios:
- Genere presupuestos para clientes empresariales.
- Organice el envío de mercancías a Foxway.
- Reciba informes finales y precios de los productos procesados.
Este artículo ofrece una descripción general del flujo de trabajo, la terminología y las funciones clave
del portal Ǫuote.
Descripción general del flujo de trabajo
- Registrar la empresa en el portal Ǫuote
- Crear un presupuesto en el portal.
- Envíe el presupuesto al cliente y confirme el precio.
- Organice el envío (3 opciones disponibles) y proporcione las etiquetas al cliente.
- Si Foxway detecta algún bloqueo en los dispositivos, informe al cliente y marque el estado en la herramienta.
- Reciba el informe de Foxway.
- Ajuste el informe del cliente en función de los resultados finales de las pruebas de Foxway.
- El cliente factura al socio.
- El socio factura a Foxway.
Terminología clave
- Empresa: cliente empresarial que solicita una oferta de precios al socio.
- Acuerdo: presupuesto materializado. Oferta de precio inicial que ha sido aceptada por la empresa y ha pasado a la fase de acuerdo en el portal de presupuestos. Basándose en la información del acuerdo (dispositivos recibidos), se generará el informe final.
- Borrador: versión preliminar de un presupuesto en curso, que aún no está lista para enviarse al cliente. No tiene fecha de caducidad y los precios se actualizan cada vez que se abre el borrador.
- Dispositivo bloqueado: dispositivo vinculado a la nube (iCloud, Knox, etc.) o a una cuenta MDM. Si no se desbloquea, el dispositivo se notifica con un valor 0.
- Socio: socio de Foxway que utiliza la herramienta Ǫuote Portal para generar ofertas de precios a sus clientes (empresas).
- Ǫuote: oferta de precios a la empresa generada por el socio de Foxway en Ǫuote Portal. El socio puede ajustar su margen al registrar el presupuesto.
- Portal Ǫuote: plataforma en línea que permite a los socios de Foxway generar ofertas de precios para sus clientes empresariales.
- Informe: documento de evaluación final que proporciona una descripción general de los artículos cotizados y una lista de los dispositivos recibidos por Foxway con una descripción general de las condiciones y valores reales. El socio facturará a Foxway en función del valor indicado en el informe.
Gestión de empresas
- La sección Empresas ofrece una visión general de los clientes registrados por el socio.
- Cada registro de empresa debe incluir la dirección o direcciones de contacto y los datos de la persona de contacto de la empresa.
- El socio puede añadir comentarios adicionales a cada empresa (texto libre).
- La información de contacto rellenada se puede utilizar posteriormente para organizar los envíos de la empresa.
- En caso de que haya varias ubicaciones, se pueden asignar diferentes direcciones de recogida a una misma empresa.
- La persona de contacto de la empresa puede recibir notificaciones por correo electrónico de Foxway, dependiendo del acuerdo con el socio.
- Los datos de la empresa se pueden actualizar en cualquier momento. Las empresas están activas por defecto tras su creación, pero también se pueden desactivar o eliminar si ya no son relevantes.
Creación de un presupuesto
Para registrar un nuevo presupuesto, es necesario rellenar la siguiente información:
- Nombre de la cita (texto libre para identificación)
- Empresa (seleccione una de las empresas preinscritas o añada una nueva)
- Persona de contacto (utilice la asignada a la empresa o sobrescriba)
- Información sobre los dispositivos (modelos, condiciones, cantidad, margen del socio por línea)
- El borrador de la cotización se puede guardar para realizar cambios o añadir elementos a la cotización más adelante.
- Se puede acceder a los borradores guardados desde la pestaña Presupuestos en la sección Presupuestos y ofertas. Tenga en cuenta que los presupuestos en fase de borrador aún no están sujetos al compromiso de precio de Foxway.
- Si la lista de precios cambia, los precios se actualizarán si el presupuesto se encuentra en fase de borrador.
- Una vez finalizado el borrador, se debe confirmar el presupuesto y se puede exportar el archivo PDF con la oferta de precios para el cliente.
- Tenga en cuenta que, en esta fase, no se pueden modificar el contenido ni los detalles de la cotización. Si es necesario, se puede duplicar la cotización y revisarla, pero tenga en cuenta que los precios se actualizarán.
- La empresa debe aceptar la oferta de precios dentro del periodo de validez de la cotización, lo que significa que la cotización debe convertirse en un acuerdo en el portal.
- La cotización caduca si no se convierte en un acuerdo dentro del plazo acordado.
- Las cotizaciones caducadas también pueden duplicarse (en este caso, los precios se actualizarán) para emitir nuevas ofertas de precios al cliente utilizando la información de modelos/condiciones registrada anteriormente.
- Las cotizaciones con menos de 3 días de validez aparecerán automáticamente en la sección «Cotizaciones que caducan» del panel de control del portal de cotizaciones.
Opciones de envío
Después de convertir una cotización en un acuerdo, cree un envío. Hay tres opciones disponibles:
1. Envío en caja
- Foxway se encarga de la recogida.
- Las etiquetas de envío se generan automáticamente en el portal, con la información de envío tomada de la información proporcionada en el portal.
- La recogida se puede realizar como muy pronto el siguiente día laborable.
- Se puede acceder a las etiquetas desde la sección «Resumen del envío» en la vista individual de la operación.
2. Envío de palés
- Foxway organiza la recogida de palés en las instalaciones de la empresa.
- Para más de 10 cajas.
- Las etiquetas se envían por correo electrónico a través de Foxway Logistics.
- El socio debe indicar el número y las dimensiones de los palés, así como la hora preferida para la recogida, en el formulario de registro.
- La recogida se organiza en un plazo de 2 días hábiles.
3. Entrega propia
- El socio/cliente organiza el transporte.
- Los números de seguimiento deben introducirse en el portal.
- Los paquetes deben estar marcados con el ID de la oferta o el nombre de la cotización.
Importante:
- Al organizar el envío, asegúrese de tener en cuenta la fecha de entrega estimada, independientemente del método de envío elegido. Esto es esencial para garantizar la entrega puntual a Foxway y cumplir con los compromisos de precios presupuestados.
- Las cotizaciones sin información de envío aparecerán en la sección «Información de envío faltante» del panel de control para un acceso rápido.
Presupuestos y ofertas
Pestaña Presupuestos:
- Ofrece una visión general de las cotizaciones que aún no se han materializado, ya sea en estado de borrador o a la espera de convertirse en transacción.
- Las cotizaciones caducadas (que no se han convertido en transacciones dentro del plazo acordado) también se muestran en esta sección.
- Una vez que se recibe la aprobación de la oferta de precio por parte de la empresa, la cotización debe convertirse en transacción.
- Las cotizaciones se pueden filtrar por nombre, cliente, fecha de creación/caducidad y estado.
- En la vista de presupuestos, estos se pueden convertir en transacciones abriendo la pestaña
- Presupuesto->Crear transacción (si no han caducado) o eliminarse.
Pestaña Ofertas:
- Ofrece una visión general de las cotizaciones materializadas (operaciones) que han sido aprobadas por el cliente y confirmadas en el portal.
- Las transacciones se pueden filtrar según su estado, empresa, fecha de creación e información de envío.
- Cada transacción incluye un resumen de los números de seguimiento vinculados a su respectivo envío.
Vista de la transacción
La vista de la transacción está disponible después de convertir la cotización en transacción y se puede acceder a ella desde Cotizaciones y transacciones -> Transacciones -> Seleccionar transacción.
La vista de transacción individual ofrece una visión general de los artículos presupuestados
(presupuesto inicial), los dispositivos procesados por Foxway (Todos los dispositivos de la
transacción) y las unidades bloqueadas identificadas por Foxway (Dispositivos bloqueados).
- Presupuesto vinculado: la pestaña ofrece una visión general de todos los artículos presupuestados junto con los precios de los socios y los clientes y el porcentaje de margen.
- Todos los dispositivos de la oferta: la pestaña Todos los dispositivos de la oferta mostrará una lista de los dispositivos procesados por Foxway una vez que se hayan procesado todos los dispositivos y se haya completado la gestión de las unidades bloqueadas.
- Dispositivos bloqueados: la lista de dispositivos bloqueados se rellena con los dispositivos que se identifican como bloqueados. Tenga en cuenta que, una vez identificados todos los dispositivos bloqueados, el estado de la operación cambiará a «En proceso - Bloqueado».
Una vez que se hayan recibido todos los dispositivos de la cotización y se haya completado el
procesamiento del bloqueo, el socio podrá descargar el informe final desde la pestaña Todos los
dispositivos de la transacción.
La vista de transacción individual también incluye una opción para organizar el envío de los
productos (Crear envío -> 3 opciones). Una vez organizado el envío y rellenada la información, se
pueden consultar los detalles en la sección Resumen del envío.
Explicación de los estados
Los presupuestos y las transacciones reciben actualizaciones de estado cada vez que pasan a la
siguiente fase.
- Borrador: presupuesto en fase de borrador, aún susceptible de modificaciones. El presupuesto aún no es vinculante en cuanto al precio.
- Presupuesto creado: el presupuesto se ha confirmado en el portal y está listo para enviarse a la empresa para su aprobación.
- Oferta creada: la oferta ha sido aprobada por la empresa y debe enviarse a Foxway. Foxway respeta el precio hasta la fecha de entrega estimada.
- En tránsito: la mercancía se ha recogido según el número de seguimiento.
- Transacción entregada: mercancía recibida en el almacén/centro de Foxway.
- Procesamiento: se ha iniciado el procesamiento de los dispositivos del acuerdo.
- Procesamiento: bloqueado: se han identificado todos los dispositivos bloqueados del acuerdo.
- Procesados: todos los dispositivos del acuerdo se han procesado y se ha finalizado el bloqueo. En esta fase se genera un informe automático.
- Facturación: el socio ha emitido una factura y el equipo financiero de Foxway ha aprobado el documento.
Gestión de dispositivos bloqueados
- La sección Dispositivos bloqueados ofrece una visión general de todos los dispositivos bloqueados en diferentes acuerdos y empresas.
- Los dispositivos bloqueados se pueden filtrar por ID de la operación, nombre de la cotización, estado y últimas acciones relacionadas con el bloqueo.
- La sección de dispositivos bloqueados se rellena cada vez que se identifica un dispositivo bloqueado.
- También se ofrece una descripción general de las unidades bloqueadas por operación: cada operación tiene una pestaña independiente con una lista de unidades bloqueadas (si se ha identificado alguna).
- Cuando Foxway ha identificado todos los dispositivos bloqueados de la operación, el estado de la operación se actualiza a «En proceso - Bloqueado».
- Después de la prueba, Foxway identificará los dispositivos que están bloqueados por MDM/Cloud y estos aparecerán en la sección Dispositivos bloqueados en el acuerdo.
- El socio debe ponerse en contacto con la empresa para desbloquear los activos de forma remota.
- Una vez recibida la confirmación del desbloqueo, los activos de la lista de dispositivos bloqueados deben marcarse y marcarse como «Declarar desbloqueados».
- Tenga en cuenta que la información relativa a las unidades bloqueadas debe enviarse alportal dentro del plazo establecido para la gestión del bloqueo. A continuación, Foxway verificará el estado real de los dispositivos.
- En caso de que los activos no se puedan desbloquear, se deben procesar como«Procesar como bloqueados» (el precio de las unidades bloqueadas será 0).
- Si no se añade ninguna acción tras el plazo acordado para la gestión del bloqueo, Foxway no volverá a evaluar los dispositivos y estos se notificarán como bloqueados.
- El cambio de estado de las unidades bloqueadas se puede realizar tanto en la seccióngeneral Dispositivos bloqueados como en la pestaña Dispositivos bloqueados de la vista individual de la operación.
Panel de control
El panel de control ofrece una visión general rápida de los elementos que requieren la intervención
del socio:
- Borradores: el socio puede guardar borradores de presupuestos y volver más tarde para rellenar los detalles o añadir elementos. En esta fase, el presupuesto aún no es objeto de un compromiso de precio y los precios se actualizarán al abrir el borrador guardado.
- Presupuestos que caducan: resumen de los presupuestos que esperan la confirmación del cliente y la conversión en transacción en el portal. Tenga en cuenta que la caducidad de los presupuestos está fijada en 7 días.
- Información de envío faltante: resumen de las cotizaciones materializadas (ofertas) a las que les falta la información de la solicitud de recogida (recogida de cajas o palés) o los números de seguimiento en caso de opción de entrega propia.
- Ofertas bloqueadas: resumen de las ofertas que requieren información sobre las unidades bloqueadas.
- Envío no recibido: la transacción no ha llegado a Foxway en un plazo de x días desde que se completó la información de envío.
Informes
- Foxway procesa los productos dentro del plazo acordado (fecha de informe) a partir de la fecha de recepción.
- Una vez que Foxway ha procesado el acuerdo y se ha finalizado la gestión de bloqueo (el acuerdo ha pasado al estado «Procesado»), se puede descargar el informe final en formato Excel desde la pestaña «Todos los dispositivos del acuerdo».
- El informe final proporciona la información de los artículos registrados inicialmente y los precios presupuestados, así como la lista de dispositivos recibidos por Foxway y los precios finales.
- Si los artículos recibidos coinciden con las condiciones especificadas en el presupuesto y el envío ha llegado a Foxway dentro del plazo solicitado (antes de la fecha de entrega estimada).
- Foxway se compromete a respetar el precio presupuestado. En caso de discrepancias en las condiciones, se aplicarán reducciones.
- Basándose en el informe final, el socio facturará a Foxway. La factura deberá hacer referencia al ID de la operación que figura en el informe.
Facturación:
- El cliente factura al socio.
- El socio factura a Foxway basándose en el informe final.
- La factura debe incluir el ID de la transacción.