Quote Portal – Partnerhandbuch

Das Quote Portal ist eine Online-Plattform, mit der Foxway-Partner Preisangebote (Angebote) für ihre Geschäftskunden (Kunden) erstellen, den Versand der Waren an Foxway organisieren und finale Reports sowie Preise für die bearbeiteten Geräte erhalten.

Ablauf

1. Kundenregistrierung

2. Angebot im Portal erstellen

3. Angebot versenden und Preise mit dem Kunden bestätigen

4. Versand organisieren (3 Optionen) und Versandetiketten an den Kunden übermitteln

5. Falls gesperrte Geräte identifiziert werden: Partner informiert den Kunden und aktualisiert den Status im Tool

6. Report von Foxway erhalten

7. Report für den Kunden basierend auf den finalen Testergebnissen von Foxway anpassen

8. Kunde stellt dem Partner eine Rechnung

9. Partner stellt Foxway eine Rechnung

Terminologie

Kunde – Unternehmen, das ein Preisangebot vom Partner anfragt.

Deal – Materialisiertes Angebot, das vom Kunden akzeptiert und im Portal in den Status Deal überführt wurde. Auf Basis der Deal-Informationen (eingegangene Geräte) wird der finale Report erstellt.

Entwurf – Vorläufige, unfertige Version eines Angebots. Keine Ablaufzeit; Preise werden jedes Mal aktualisiert, wenn der Entwurf geöffnet wird.

Gesperrtes Gerät – Gerät, das mit einem Cloud- oder MDM-Konto (z. B. iCloud, Knox) verknüpft ist. Falls nicht entsperrt, wird es mit einem Wert von 0 ausgewiesen.

Partner – Foxways Geschäftspartner, der das Quote Portal zur Erstellung von Preisangeboten nutzt.

Angebot – Preisangebot an den Kunden, erstellt im Quote Portal durch den Partner. Der Partner kann seine Marge pro Position anpassen.

Quote Portal – Online-Plattform, mit der Foxway-Partner Preisangebote für ihre Geschäftskunden erstellen können.

Report – Finales Bewertungsdokument, das einen Überblick über angebotene Geräte sowie die von Foxway tatsächlich erhaltenen Geräte mitsamt deren Zuständen und finalen Werten enthält.

Kundenverwaltung

Der Bereich Kunden bietet eine Übersicht aller vom Partner registrierten Kunden.

• Jede Registrierung sollte eine Kontaktadresse und die Kontaktdaten der Ansprechperson enthalten.

• Diese Informationen können später für die Versandorganisation genutzt werden.

• Bei mehreren Standorten können verschiedene Abholadressen einem Kunden zugeordnet werden.

• Die Ansprechperson kann je nach Vereinbarung E-Mail-Benachrichtigungen von Foxway erhalten.

• Kundendaten können jederzeit aktualisiert, deaktiviert oder gelöscht werden.

• Standardmäßig sind neue Kunden aktiv.

Angebotserstellung

Für die Erstellung eines neuen Angebots sind folgende Angaben erforderlich:

• Angebotsname (Freitext zur Identifikation)

• Kunde (aus bestehenden auswählen oder neu anlegen)

• Ansprechperson (zugeordnet oder überschreibbar)

• Geräteinformationen (Modelle, Zustand, Menge, Marge pro Position)

Entwürfe können gespeichert und später bearbeitet werden. Gespeicherte Entwürfe sind im Bereich Angebote und Deals abrufbar.

• Angebote im Entwurf-Status sind noch nicht verbindlich.

• Preise werden bei jedem Öffnen aktualisiert.

• Nach Abschluss sollte das Angebot bestätigt und als PDF exportiert werden.

• Änderungen sind danach nur durch Duplizieren möglich (Preise aktualisieren sich automatisch).

Wichtig: Der Kunde muss das Angebot innerhalb von 7 Tagen annehmen, indem es in einen Deal umgewandelt wird. Abgelaufene Angebote können dupliziert und neu versendet werden.

Versand

Nach Umwandlung in einen Deal wählen Sie „Sendung erstellen“, um den Versand zu organisieren.

Es gibt drei Optionen:

• Boxenversand – Foxway organisiert die Abholung der Box(en) beim Kunden. Versandetiketten können im Portal heruntergeladen werden. Abholung frühestens am nächsten Werktag.

• Palettenversand – Foxway organisiert die Abholung von Paletten (empfohlen ab 10+ Boxen). Versandetiketten werden per E-Mail verschickt. Abholung innerhalb von 2 Werktagen.

• Eigene Lieferung – Partner oder Kunde organisiert den Versand selbst. Trackingnummern müssen im Portal eingetragen werden. Das Paket muss mit Deal-ID oder Angebotsnamen gekennzeichnet werden.

Hinweis: Die Abholung muss innerhalb von 7 Tagen nach Deal-Umwandlung erfolgen, damit die Geräte rechtzeitig (innerhalb von 21 Tagen) bei Foxway eintreffen. Fehlende Versanddetails erscheinen im Dashboard unter „Fehlende Versandinfos“.

Angebote und Deals

• Angebote: Übersicht aller nicht materialisierten Angebote (Entwürfe, ausstehend, abgelaufen). Nach Annahme durch den Kunden kann ein Angebot in einen Deal umgewandelt werden.

• Deals: Übersicht aller bestätigten Angebote inklusive Versandinformationen und Trackingnummern.

Filtermöglichkeiten: Name, Kunde, Datum, Status.

Deal-Ansicht

Die Deal-Ansicht ist nach Umwandlung verfügbar und bietet:

• Übersicht der angebotenen Positionen (inkl. Partner- und Kundenpreise, Marge)

• Übersicht aller bearbeiteten Geräte

• Übersicht der gesperrten Geräte

Nach Abschluss und Klärung aller gesperrten Geräte kann der finale Report heruntergeladen werden.

Umgang mit gesperrten Geräten

• Sobald alle gesperrten Geräte identifiziert sind, ändert sich der Deal-Status auf „Gesperrt“.

• Der Partner kontaktiert den Kunden zur Entsperrung.

• Nach Bestätigung werden Geräte im Portal als „Entsperrt“ markiert (innerhalb von 5 Tagen).

• Foxway prüft den Status innerhalb weiterer 5 Tage.

• Geräte, die nicht entsperrt werden können, werden als „Gesperrt“ verarbeitet (Wert = 0).

• Erfolgt keine Aktion innerhalb von 5 Tagen, werden Geräte automatisch als „Gesperrt“ gewertet.

Dashboard

Das Dashboard bietet eine Übersicht aller Angebote und Deals, die eine Aktion erfordern:

• Entwürfe – können weiterbearbeitet werden, Preise aktualisieren sich beim Öffnen.

• Ablaufende Angebote – warten auf Kundenbestätigung (Ablauf nach 7 Tagen).

• Fehlende Versandinfos – Deals ohne Versanddetails.

• Gesperrte Deals – erfordern Angaben zu gesperrten Geräten.

• Sendung nicht angekommen – Deal ist noch nicht bei Foxway eingetroffen.

Reporting

• Geräte werden innerhalb von 20 Tagen nach Eingang bei Foxway bearbeitet.

• Nach Abschluss (inkl. Lock-Handling) kann der finale Report im Excel-Format heruntergeladen werden.

• Stimmen Zustand und Lieferzeit mit dem Angebot überein, garantiert Foxway den angebotenen Preis.

• Bei Abweichungen erfolgt eine Anpassung.

• Die Rechnung des Partners an Foxway basiert auf dem Report (inkl. Deal-ID).

Rechnungsstellung

• Der Kunde stellt dem Partner eine Rechnung.

• Der Partner stellt Foxway auf Grundlage des Abschlussberichts eine Rechnung.

• Die Rechnung muss die Deal-ID enthalten.

Fristenübersicht