Foxway Quote Portal er en online platform, der gør det muligt for partnere at:
Generere prisoverslag til erhvervskunder.
Arrangere forsendelse af varer til Foxway.
Modtage endelige rapporter og priser for behandlede varer.
Denne artikel giver et overblik over workflow, terminologi og nøglefunktioner i Quote Portal.
Workflow-overblik
Registrer virksomheden i Quote Portal.
Opret et prisoverslag i portalen.
Send overslaget til kunden og bekræft prisen.
Arranger forsendelse (3 tilgængelige muligheder) og giv etiketter til kunden.
Hvis Foxway identificerer låste enheder, opdater kunden og marker status i værktøjet.
Modtag rapporten fra Foxway.
Juster kunderapporten baseret på Foxways endelige testresultater.
Kunden fakturerer partneren.
Partneren fakturerer Foxway
Nøgleterminologi
Virksomhed (Company) – Erhvervskunden, der anmoder om et prisoverslag fra partneren.
Aftale (Deal) – Et realiseret overslag. Det oprindelige prisoverslag, der er accepteret af virksomheden og flyttet til Deal-fasen i Quote Portal. Baseret på aftaleoplysninger (modtagne enheder) genereres den endelige rapport.
Udkast (Draft) – En foreløbig, igangværende version af overslaget, som endnu ikke er klar til at blive sendt til kunden. Der er ingen udløbstid, og priserne opdateres hver gang udkastet åbnes.
Låst enhed (Locked device) – Enhed tilknyttet cloud (iCloud, Knox osv.) eller MDM-konto. Hvis ikke låst op, rapporteres enheden som værdi 0.
Partner – Foxways partner, der bruger Quote Portal-værktøjet til at generere prisoverslag til deres kunder (virksomheder).
Overslag (Quote) – Prisoverslag til virksomheden genereret af Foxways partner i Quote Portal. Partner kan justere sin margin under registreringen af overslaget.
Quote Portal – Online platform, der gør det muligt for Foxway-partnere at generere prisoverslag til deres erhvervskunder.
Rapport (Report) – Endelig vurderingsdokumentation, der giver et overblik over de tilbudte varer og en liste over enheder modtaget af Foxway med oversigt over faktisk tilstand og værdi. Partneren fakturerer Foxway baseret på den værdi, der er angivet i rapporten.
Virksomhedsstyring (Companies Management)
Virksomhedssektionen giver et overblik over kunder registreret af partneren.
Hver virksomhed skal registreres med kontaktadresse(r) og kontaktpersonoplysninger.
Partneren kan tilføje yderligere kommentarer til hver virksomhed (fritekst).
Udfyldte kontaktoplysninger kan senere bruges til at arrangere forsendelser fra virksomheden.
I tilfælde af flere lokationer kan forskellige afhentningsadresser tildeles én virksomhed.
Virksomhedens kontaktperson kan modtage e-mailnotifikationer fra Foxway afhængigt af aftalen med partneren.
Virksomhedsoplysninger kan opdateres når som helst. Virksomheder er som standard aktive ved oprettelse, men kan også deaktiveres eller slettes, hvis de ikke længere er relevante.
Oprettelse af overslag (Creating a Quote)
For at registrere et nyt prisoverslag skal følgende oplysninger udfyldes:
Overslagsnavn (Quote name) – Fritekst til identifikation.
Virksomhed (Company) – Vælg fra forhåndsregistrerede virksomheder eller tilføj ny.
Kontaktperson (Contact person) – Brug den tildelte kontaktperson til virksomheden eller overskriv.
Enhedsoplysninger (Devices information) – Enhedsmodeller, tilstand, antal, partner-margin per linje.
Overslagsudkast kan gemmes for at foretage ændringer eller tilføje varer senere.
Gemte udkast kan tilgås under fanen Quotes i sektionen Quotes and Deals. Bemærk, at overslag i udkastfase endnu ikke er genstand for prisforpligtelse fra Foxway.
Hvis prislisten ændres, opdateres priserne, hvis overslaget er i udkastfase.
Når udkastet er færdiggjort, skal overslaget bekræftes, og en .pdf-fil med prisoverslaget til kunden kan eksporteres.
Bemærk, at overslagsindhold og detaljer ikke kan justeres på dette tidspunkt. Hvis nødvendigt, kan overslaget duplikeres og revideres, men priserne vil blive opdateret.
Virksomheden skal acceptere prisoverslaget inden for overslagets gyldighedsperiode, hvilket betyder, at overslaget skal konverteres til Deal i portalen.
Overslag udløber, hvis det ikke konverteres til Deal inden for den aftalte periode.
Udløbne overslag kan også duplikeres (priser vil blive opdateret) for at udstede nye prisoverslag til kunden med tidligere registrerede modeller/tilstandsoplysninger.
Overslag med mindre end 3 dages gyldighed vises automatisk under Expiring quotes i Quote Portal Dashboard.
Forsendelsesmuligheder (Shipping Options)
Efter konvertering af et overslag til en Deal, oprettes forsendelse. Der er tre muligheder:
1. Box Shipping
Foxway arrangerer afhentning.
Forsendelsesetiketter genereres automatisk i portalen med information fra portalen.
Tidligste afhentning er næste arbejdsdag.
Etiketter kan tilgås under Shipment overview i det enkelte Deal-view.
2. Pallet Shipping
Foxway arrangerer afhentning af palle(r) fra virksomhedens lokation.
Til 10+ bokse.
Etiketter sendes af Foxway-logistik via e-mail.
Partner skal angive antal og dimensioner på paller samt ønsket afhentningstidspunkt i registreringsformularen.
Afhentning arrangeres inden for 2 arbejdsdage.
3. Egen levering (Own Delivery)
Partner/kunden arrangerer transport.
Tracking-numre skal indtastes i portalen.
Pakker skal mærkes med Deal ID eller overslagsnavn.
Vigtigt:
Ved arrangering af forsendelse skal estimeret leveringsdato altid tages i betragtning for at sikre rettidig levering til Foxway og overholdelse af aftalte priser.
Overslag uden forsendelsesoplysninger vil blive vist under Missing shipping info på Dashboard.
Overslag og Aftaler (Quotes and Deals)
Quotes-fanen:
Giver et overblik over overslag, der endnu ikke er realiseret – enten i udkaststatus eller afventende konvertering til Deal.
Udløbne overslag (ikke konverteret til deals inden for aftalt periode) vises også her.
Når prisgodkendelse er modtaget fra virksomheden, skal overslaget konverteres til Deal.
Overslag kan filtreres efter navn, kunde, oprettelses-/udløbsdato og status.
I overslagsvisning kan overslag konverteres til deals via “Create Deal” (hvis ikke udløbet) eller slettes.
Deals-fanen:
Giver et overblik over realiserede overslag (Deals), som er godkendt af kunden og bekræftet i portalen.
Deals kan filtreres efter deal-status, virksomhed, oprettelsesdato og forsendelsesinformation.
Hver deal inkluderer et resumé af trackingnumre knyttet til den respektive forsendelse.
Deal-visning (Deal View)
Deal-visning er tilgængelig efter konvertering af overslag til Deal og kan tilgås via Quotes and Deals → Deals → Vælg deal.
Individuel deal-visning giver overblik over overslåede varer (oprindeligt overslag), enheder behandlet af Foxway (All deal devices) og identificerede låste enheder (Locked devices).
Linked Quote – fanen viser alle overslåede varer med partner- og kundeværdi samt marginprocent.
All Deal Devices – viser liste over alle enheder behandlet af Foxway, når behandling og håndtering af låste enheder er afsluttet.
Locked Devices – viser enheder identificeret som låste. Når alle låste enheder er identificeret, ændres deal-status til Processing – Locked.
Når alle enheder fra overslaget er modtaget og låsebehandling afsluttet, kan partneren downloade den endelige rapport fra All deal devices-fanen.
Individuel deal-visning giver også mulighed for at arrangere forsendelse af varer (Create Shipment → 3 muligheder). Når forsendelse er arrangeret og oplysninger udfyldt, kan detaljer ses under Shipment overview.
Statusforklaringer (Statuses explained)
Overslag og Deals modtager statusopdateringer, når de flyttes til næste fase:
Draft – Overslag i udkastfase, kan stadig redigeres. Ikke genstand for prisforpligtelse endnu.
Quote created – Overslag er bekræftet i portalen og klar til at blive sendt til virksomheden til godkendelse.
Deal created – Overslag er godkendt af virksomheden og skal sendes til Foxway. Foxway holder prisen indtil estimeret leveringsdato.
In transit – Varer er afhentet i henhold til trackingnummer.
Deal delivered – Varer modtaget på Foxways lager/hub.
Processing – Behandling af enheder fra deal er påbegyndt.
Processing – locked – Alle låste enheder fra deal er identificeret.
Processed – Alle deal-enheder er behandlet, og håndtering af låste enheder er afsluttet. Automatisk rapport genereres.
Invoicing – Partner har udstedt faktura, og Foxways økonomiafdeling har godkendt dokumentet.
Håndtering af låste enheder (Locked Device Handling)
Sektionen Locked Devices giver overblik over alle låste enheder på tværs af Deals og virksomheder.
Låste enheder kan filtreres efter Deal ID, overslagsnavn, status og seneste låserelaterede handlinger.
Sektionen opdateres, når en låst enhed identificeres.
Overblik over låste enheder er også tilgængeligt pr. Deal – hver deal har en separat fane med liste over låste enheder (hvis nogen identificeret).
Når Foxway har identificeret alle låste enheder fra deal, ændres deal-status til Processing – Locked.
Efter test identificerer Foxway enheder, der er MDM/Cloud-låst, og disse opdateres i Locked Devices-fanen under deal.
Partner skal kontakte virksomheden for at låse enhederne op eksternt.
Når bekræftelse om oplåsning er modtaget, markeres enhederne som “Declare unlocked”.
Oplysninger om låste enheder skal indsendes i portalen inden for den aftalte tidsramme for låsebehandling. Foxway verificerer enhedernes faktiske status.
Hvis enheder ikke kan låses op, markeres de som “Process as locked” (værdi = 0).
Hvis ingen handling udføres inden for aftalt tidsramme, genvurderer Foxway ikke enhederne, og de rapporteres som låste.
Statusændringer for låste enheder kan foretages både i den generelle Locked Devices-sektion og i Locked Devices-fanen i individuel deal-visning.
Dashboard
Dashboard giver et hurtigt overblik over elementer, der kræver partnerhandling:
Drafts – Partner kan gemme overslagsudkast og vende tilbage senere. Overslag i udkastfase er ikke genstand for prisforpligtelse, og priser opdateres ved åbning.
Expiring quotes – Overslag, der venter på kundens godkendelse og konvertering til deal. Udløbsperiode er 7 dage.
Missing shipping info – Realiserede overslag (deals) uden afhentningsinformation eller trackingnumre ved egen levering.
Locked deals – Oversigt over deals, hvor låste enheder kræver input.
Shipment not arrived – Deals, der ikke er modtaget hos Foxway inden for x dage efter udfyldning af forsendelsesinformation.
Rapportering (Reporting)
Varer behandles af Foxway inden for aftalt tidsramme (Reporting date) fra modtagelsesdato.
Når deal er behandlet og låsebehandling afsluttet (Processed-status), kan den endelige rapport i Excel downloades fra All deal devices-fanen.
Den endelige rapport indeholder oplysninger om oprindeligt registrerede varer, tilbudt pris samt liste over modtagne enheder og endelige priser.
Hvis modtagne varer svarer til tilstanden angivet i overslaget, og forsendelse ankommer til Foxway inden estimeret leveringsdato, forpligter Foxway sig til tilbudsprisen. Ved afvigelser i tilstand reduceres prisen.
Baseret på den endelige rapport skal partneren fakturere Foxway. Faktura skal referere til Deal ID som angivet i rapporten.
Fakturering (Invoicing)
Kunden fakturerer partneren.
Partneren fakturerer Foxway baseret på den endelige rapport.
Faktura skal inkludere Deal ID.